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Allgemein
Was ist der Mandats-Tracker?+
Eine Web-App zur Erfassung von Stunden, Honoraren, Sitzungen und Spesen für Nebenamt-Mandate wie Verwaltungsrats- oder Prüfungskommissionsmandate. Sie läuft vollständig im Browser, ohne Installation.
Brauche ich eine Internetverbindung?+
Nur für den ersten Aufruf der App-Seite. Danach funktioniert die Erfassung auch offline, da alle Daten lokal in deinem Browser gespeichert sind.
Für welche Mandatsarten eignet sich die App?+
Für alle Mandate mit Stunden-, Sitzungs- oder Leistungsvergütung: Verwaltungsräte, Stiftungsräte, Beiräte, Prüfungs- und Fachkommissionen. Über die beiden Modelle (VR-Modell und PK-Modell) lassen sich die meisten Vergütungsstrukturen abbilden.
Ist die App kostenlos?+
Die App lässt sich 14 Tage bzw. bis zu 10 Einträge kostenlos und ohne Funktionseinschränkung testen. Für die unbefristete Nutzung darüber hinaus ist eine einmalige Lizenz erforderlich.
Daten und Datenschutz
Wo werden meine Daten gespeichert?+
Ausschliesslich lokal in deinem Browser (sogenannter localStorage). Es gibt keine Server-Übertragung und keine Cloud-Synchronisation.
Was passiert, wenn ich den Browser-Cache lösche?+
Ohne Backup gehen deine Daten dabei verloren, da sie nur lokal gespeichert sind. Erstelle deshalb regelmässig ein Backup über Einstellungen → Backup herunterladen.
Kann ich die App auf mehreren Geräten nutzen?+
Die App selbst läuft auf jedem Gerät mit Browser. Die Daten sind jedoch geräte- und browserspezifisch gespeichert. Um Daten zwischen Geräten zu übertragen, exportierst du ein Backup auf dem einen Gerät und spielst es auf dem anderen über „Backup einspielen“ ein.
Wie oft sollte ich ein Backup erstellen?+
Die App erinnert dich automatisch, wenn seit über 14 Tagen kein Backup erstellt wurde. Bei regelmässiger Nutzung empfiehlt sich ein Backup nach jeder grösseren Erfassungssitzung.
Wer ist für den Datenschutz verantwortlich, wenn ich Daten Dritter erfasse?+
Die nutzende Person selbst. Die App speichert zwar nur lokal, die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen bei der Verarbeitung von Personendaten Dritter liegt jedoch in der eigenen Verantwortung.
Haftet der Anbieter bei einem Datenverlust oder Berechnungsfehler?+
Nein. Die App wird ohne jegliche Gewährleistung bereitgestellt. Alle Berechnungen sind Richtwerte und ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Mandate und Modelle
Was ist der Unterschied zwischen VR-Modell und PK-Modell?+
Das VR-Modell eignet sich für Mandate mit einem festen Stundenansatz und optionaler Jahrespauschale (z.B. Verwaltungsrat). Das PK-Modell eignet sich für Mandate mit mehreren unterschiedlichen Leistungsarten zu je eigenem Ansatz (z.B. Prüfungskommission mit Ansätzen pro Prüfung, Dossier, Sitzungstag).
Kann ich das Modell eines Mandats nachträglich ändern?+
Das Modell wird beim Anlegen über die Vorlage festgelegt. Eine nachträgliche Umwandlung zwischen den Modellen ist nicht direkt vorgesehen; du kannst aber jederzeit ein neues Mandat mit dem gewünschten Modell anlegen.
Wie funktionieren Sitzungskontingente?+
Im Mandat hinterlegst du z.B. „VRS Halbtag, max. 7 pro Jahr“. Erfasst du eine Sitzung mit Typ „Sitzung (Pauschalabgeltung)“ und exakt diesem Tätigkeitsnamen, zählt die App automatisch mit und zeigt dir den aktuellen Stand.
Warum wird meine Sitzung nicht im Kontingent gezählt?+
Meist, weil der Tätigkeitsname im Eintrag nicht exakt mit dem im Mandat hinterlegten Kontingent-Namen übereinstimmt. Die App warnt in diesem Fall mit einem roten Hinweis. Passe die Schreibweise im Mandat oder im Eintrag an, damit beide übereinstimmen.
Kann ich neue Kategorien für Mandate anlegen?+
Ja. Bei der Kategorie-Auswahl gibt es die Option „+ Neue Kategorie…“, über die du einen eigenen Kategorienamen eintragen kannst.
Was passiert mit Einträgen, wenn ich ein Mandat lösche?+
Die App fragt beim Löschen nach, ob die zugehörigen Einträge ebenfalls entfernt werden sollen. Lässt du sie bestehen, kannst du sie später über „Verwaiste Einträge bereinigen“ in den Einstellungen entfernen.
Kann ich für eine einzelne Tätigkeit den Ansatz im Lauf der Zeit ändern?+
Ja. Pro Tätigkeit im PK-Modell lassen sich beliebig viele CHF-Ansätze mit Gültig-ab-Datum hinterlegen — genau wie beim Stundenansatz im VR-Modell. Ändert sich z.B. der Satz für „Prüfungsabnahme“ ab einem neuen Jahr, bleibt der alte Satz für bereits erfasste Einträge automatisch erhalten, neue Einträge nutzen den neuen Satz.
Wie viele verschiedene Tätigkeiten mit unterschiedlichen Ansätzen kann ich anlegen?+
Beliebig viele. Jede Tätigkeit wird als eigene Karte im Mandat verwaltet, mit eigenem Namen, eigener Einheit und eigener Ansatz-Historie — unabhängig von allen anderen Tätigkeiten desselben Mandats.
Mein PK-Mandat zeigt nur einen Stundenansatz statt einzelner Tätigkeiten — was tun?+
Das betrifft Mandate, die vor der Einführung der Leistungsansätze-Verwaltung angelegt wurden. Die App zeigt in diesem Fall automatisch einen Hinweis mit der Schaltfläche „Auf Leistungsansätze umstellen“. Ein Klick übernimmt deine bestehenden Tätigkeiten automatisch als Ausgangspunkt mit CHF 0 — die Beträge trägst du danach pro Tätigkeit individuell ein. Bereits erfasste Einträge bleiben dabei unverändert erhalten.
Was passiert mit meinen Mandaten beim Update auf eine neuere App-Version?+
Die App migriert deine Daten beim ersten Öffnen einer neuen Version automatisch in das aktuelle Format. Bestehende Ansätze und Einträge bleiben dabei vollständig erhalten.
Erfassung
Wie wird der Betrag bei Stundenerfassung berechnet?+
Automatisch aus der erfassten Stundenzahl multipliziert mit dem zum Eintragsdatum gültigen Stundenansatz. Der berechnete Betrag lässt sich manuell überschreiben, falls nötig.
Was bedeutet der Typ „Sitzung (Pauschalabgeltung)“?+
Er kennzeichnet eine Sitzung, die bereits durch die Jahrespauschale abgegolten ist. Der Betrag ist CHF 0, die Sitzung wird aber für die Kontingentkontrolle gezählt.
Kann ich Auslagenspesen mit Stunden erfassen?+
Nein, bewusst nicht. Auslagenspesen sind ein reiner Betrag (z.B. Kilometerentschädigung) ohne Stundenbezug. Das Stundenfeld bleibt bei diesem Typ ausgeblendet.
Was passiert, wenn ich beim Bearbeiten die Stundenzahl ändere?+
Der Betrag wird automatisch neu berechnet, basierend auf dem zum Eintragsdatum gültigen Stundenansatz. Ein Hinweis zeigt dir, wie sich der Betrag zusammensetzt.
Was bedeutet die automatische Jahrespauschalen-Prüfung?+
Beim Start eines neuen Kalenderjahres prüft die App, ob für jedes Mandat mit hinterlegter Pauschale bereits ein entsprechender Eintrag besteht, und schlägt vor, fehlende Pauschalen automatisch zum 1. Januar zu erfassen.
Kann ich Einträge nach Spalten sortieren?+
Ja, durch Klick auf eine Spaltenüberschrift in der Einträge-Tabelle.
Auswertung und Export
Wie wird die AHV-Pflicht berechnet?+
Massgebend ist der Lohn aus Honorar und Pauschalen pro Mandat und Kalenderjahr (Spesen zählen nicht). Liegt dieser Betrag unter dem hinterlegten Freibetrag (Standard CHF 2'500), erscheint „unter Schwelle“. Darüber wird der hinterlegte Beitragssatz (Standard 8.7%) automatisch abgezogen.
Sind die AHV-Werte rechtlich verbindlich?+
Nein, es handelt sich um Richtwerte. Satz und Freibetrag lassen sich in den Einstellungen anpassen, falls sich die gesetzlichen Werte ändern. Für eine verbindliche Auskunft wende dich an deine Ausgleichskasse.
Was zeigt der „Offerierte Kostenrahmen“?+
Falls du einem Auftraggeber einen Kostenrahmen offeriert hast, kannst du diesen pro Mandat hinterlegen. Die Auswertung zeigt dann, wie viel davon im laufenden Jahr bereits verrechnet wurde und wie viel noch verrechenbar ist.
In welchen Formaten kann ich exportieren?+
Als CSV-Datei oder als Excel-Datei (XLSX) mit drei Arbeitsblättern: alle Einträge, eine Zusammenfassung pro Jahr und Mandat, sowie eine Übersicht der Mandats-Stammdaten. Der Export berücksichtigt alle erfassten Jahre, sortiert nach Jahr und Mandat.
Wie funktioniert der Jahresvergleich in der Grafik?+
Standardmässig werden das aktuelle Jahr und das Vorjahr verglichen, du kannst aber weitere Jahre dazuwählen. Eine Vergleichsbox zeigt die prozentuale Veränderung zum Vorjahr.
Testversion und Lizenz
Wie lange kann ich die App kostenlos testen?+
14 Tage ab dem ersten Öffnen, oder bis zu 10 erfasste Einträge, je nachdem was zuerst eintritt. Während der Testphase steht der volle Funktionsumfang ohne Einschränkung zur Verfügung.
Was passiert, wenn die Testphase abläuft?+
Es erscheint ein Hinweis, der zum Erwerb einer Lizenz auffordert. Bereits erfasste Daten gehen dabei nicht verloren und bleiben einsehbar. Über „Nur Daten exportieren / Backup erstellen“ lässt sich jederzeit ein Backup herunterladen, auch ohne aktive Lizenz.
Wie erwerbe ich eine Lizenz?+
Über die Schaltfläche „Lizenz erwerben“ öffnet sich ein vorausgefüllter E-Mail-Entwurf an feedback@mandatios.ch. Nach Zahlungseingang erhältst du deine E-Mail-Adresse und einen persönlichen Lizenzschlüssel zur Aktivierung.
Wie aktiviere ich meine Lizenz?+
Im Sperrbildschirm oder in den Einstellungen unter „Lizenz“ gibst du deine E-Mail-Adresse und den erhaltenen Lizenzschlüssel ein und bestätigst mit „Lizenz aktivieren“.
Gilt meine Lizenz auch auf einem anderen Gerät?+
Die Lizenz muss auf jedem Gerät bzw. in jedem Browser separat mit denselben Zugangsdaten aktiviert werden, da sie lokal gespeichert wird. Ein Backup überträgt die Lizenz nicht automatisch mit, deine Daten aber schon.
Verliere ich meine Daten, wenn ich keine Lizenz erwerbe?+
Nein. Deine Daten bleiben in jedem Fall vollständig erhalten und exportierbar. Lediglich die Eingabe neuer Einträge wird nach Ablauf der Testphase gesperrt.
Technisches
Wie viele Einträge kann die App speichern?+
Praktisch unbegrenzt für eine Einzelperson. Browser stellen üblicherweise rund 5 MB Speicher zur Verfügung, was bei typischer Nutzung für mehrere hundert Jahre an Einträgen reicht. Eine Speicherplatzanzeige in den Einstellungen zeigt dir den aktuellen Stand.
Was passiert, wenn der Speicher trotzdem einmal voll ist?+
Die App zeigt eine klare Fehlermeldung mit Handlungsanweisung an, anstatt Daten stillschweigend zu verlieren.
Warum sehe ich kein „Gespeichert“ mehr oben rechts?+
Dieser Hinweis wurde entfernt, da er fälschlicherweise eine Cloud-Sicherung suggerierte. Stattdessen warnt dich der Browser jetzt aktiv, falls du die Seite verlässt, während eine Eingabe noch nicht vollständig gespeichert wurde.
Kann ich ein eigenes Logo einbinden?+
Ja, in den Einstellungen unter Erscheinungsbild. Das Logo wird beim Hochladen automatisch komprimiert und erscheint danach oben links neben dem App-Titel.
Welche Browser werden unterstützt?+
Alle aktuellen Browser (Chrome, Safari, Firefox, Edge). Da alle Daten lokal gespeichert werden, empfiehlt es sich, durchgehend denselben Browser auf demselben Gerät zu verwenden.
